Klíčová role managementu při podpoře prostředí, ve kterém se otevřené komunikaci daří. A jak to všechno může podpořit a neustále zlepšovat taky HR (People Care) tým.
Před časem jsem dostala příležitost se pro blog Sloneek podělit o svoje zkušenosti s rozvíjením praxe zpětné vazby v sérii článků. Poslední část vyšla pod názvem Zpětná vazba ve firmě – Jak to celé rozhýbat aneb ryba smrdí od hlavy a její upravenou verzi si můžete přečíst i tady.
Vytváření příznivého prostředí
I když firemní kulturu tvoří všichni v organizaci bez ohledu na svou roli, management je klíčový při nastavování základních pravidel hry. Systém, procesy, osobní příklad, způsob komunikace – to všechno hraje klíčovou roli při utváření organizace, která otevřenost a zpětnou vazbu podporuje nebo jí (třeba i nevědomě) brání. Čemu by tedy měl management věnovat pozornost?
Pokud chceme pohnout s kvalitou zpětné vazby v celé organizaci, musí se to stát zásadním tématem. Je potřeba využívat každé příležitosti k vysvětlování, proč je feedback důležitý, jak nám pomáhá, sdílet vlastní příběhy a zkušenosti.
Dlouhodobě budujte mindset, že zpětná vazba je nástrojem osobního a profesního rozvoje, ne (jen) prostředkem hodnocení výkonu. Povzbuzujte ostatní, aby zpětnou vazbu vnímali jako příležitost k učení a zlepšování.
Tvorba psychologicky bezpečného prostředí začíná taky na úrovni (top) managementu. Pokud si půjčíme definici od Amy Edmondson, jedná se o „přesvědčení, že nikdo nebude potrestán nebo ponížen za sdílení myšlenek, otázek, obav nebo chyb“. Můžete se proto ptát sami sebe: Dáváme dostatečně najevo zranitelnost a lidskou stránku, nebo spíš působíme jako stroje na plnění KPIs? Jak pracujeme s chybou? Kolik informací sdílíme s celou organizací, jsme dostatečně transparentní? Jak velký prostor zabíráme na schůzkách, kterých se účastníme? Mluvíme hlavně my nebo dáváme dost prostoru i ostatním?
Nezapomínejte, že jste lídři lídrů a sloužíte pro ně jako „role model“. Praxe, kterou nastavíte (kvalitní individuální feedback, četnost komunikace, týmové retrospektivy, vyžadování zpětné vazby pro sebe…), se propisuje do organizace dál.
Pokud vaši lídři procházejí rozvojovým programem, jehož cílem je zlepšit komunikaci a zpětnou vazbu, věnujte dostatečnou péči jejich podpoře po ukončení tréninku, aby dokázali naučené přenést do svojí praxe a běžné rutiny. Minimálně to zařaďte jako bod agendy vašich 1:1 schůzek.
Podpora rozvoje zpětné vazby na úrovni organizace
Jak může HR tým přispět ke zlepšení otevřené komunikace? Začnete poctivou analýzou, jak na tom aktuálně jste a jak vypadá stav, do kterého se potřebujete dostat. Sáhněte po datech, která máte k dispozici. Zorganizujte workshop nebo focus groups.
Možná zjistíte, že rozdíl mezi „máme“ a „chceme“ není až tak zásadní a bude stačit se věnovat specificky několika týmům nebo lídrům. Jestli to ale vypadá, že je před vámi zásadnější proměna, zkuste třeba následující:
Připravte se na to, že se jedná o velký změnový projekt se vším všudy a bude to na dlouho. Viditelné výsledky můžete mít nejdřív za půl roku, spíš za rok.
Společně s top managementem z toho udělejte téma, mluvte o něm, kudy chodíte. Vezměte si na pomoc ambasadory, kteří můžou na svých příbězích ukazovat, jak a v čem je feedback užitečný. Ideální pro to jsou napravení hříšníci – „nemyslel jsem si, že to k něčemu bude, ale teď už vím, že…“)
Bez základů to nepůjde. Připravte vhodné tréninky na míru, podle cílových skupin. Myslete na to, že školením to ale zdaleka nekončí, že váš cíl je změna toho, co lidi skutečně dělají. V okamžiku, kdy bude mít kritická masa trénink za sebou, začne být nový a jiný způsob komunikace normální a pro ostatní už nebude tak těžké začít něco dělat jinak. Nezapomeňte taky, že lidi vám budou občas odcházet a přicházet noví. Promyslete, jak kulturu zpětné vazby dostat i do onboardingu.
Nezbytnou součástí analýzy současného stavu je taky posouzení, jaký vliv na otevřenou komunikaci mají vaše sdílené hodnoty a kultura obecně. Je potřeba něco změnit i tady? Zamyslete se:
Co říkají vaše principy, hodnoty a popsané projevy chování o komunikaci a zpětné vazbě? Můžete se o ně opřít? Nebo ji naopak něco z toho může potenciálně blokovat?
Jaké chování penalizujete?
Jaké chování odměňujete?
Jakými rituály, které jsou zanesené ve vaší kultuře, podporujete feedback? Jsou některé, které mu brání?
Jakým způsobem se rozhodujete? Podporujete nesouhlas?
Řekli jsme si, že se jedná o kulturní změnu a běh na dlouhou trať. Jak tedy můžete sledovat a vyhodnocovat pokroky?
U tréninků zkuste požádat účastníky o sebereflexi vlastních kompetencí před a s nějakým odstupem po školení. Pokud kromě kvalitativních otázek použijete i jednoduchou škálu k otázce „Když svoje schopnosti zpětné vazby hodnotím celkově, kde jsem?“ (1=hodně špatně, 5=skvěle), můžete sledovat změny na individuální úrovni i celkový trend v organizaci.
Pokud používáte 360° zpětné vazby, můžete zahrnout i téma komunikace.
Určitě přidejte otázky ke kvalitě zpětné vazby i do vašich celofiremních dotazníků a sledujte trend. Častou praxí je možnost na dotazník odpovědět anonymně nebo se na závěr podepsat. Podíl podepsaných dotazníků taky může vysílat určitý signál o otevřenosti komunikace ve vaší organizaci. Ostatně i samotné procento účasti o něčem vypovídá.
Když to celé shrneme
Co dělat:
Začnete u sebe – jako management podporujte kulturu zpětné vazby vším, co děláte.
Zjistěte, co potřebujete změnit, a připravte se na maraton, ne sprint.
Naplánujte konkrétní kroky a měřte pokrok.
Čemu se vyhnout:
Nepřehlížejte důležitost sladění základních hodnot a kultury s kulturou otevřené komunikace.
Nepodceňujte vliv managementu na týmové lídry, které sami vedou.
Nečekejte výsledky za měsíc.
A na co že vám to celé bude?
Kvalitní zpětná vazba vaší organizaci pomůže k:
Větší angažovanosti a motivaci lidí.
Rychlejšímu rozvoji členů týmu a lepšímu využití jejich potenciálu.
Vyšší výkonnosti a inovativnosti.