Vzájemné učení se, inovace, adaptabilita - i na to má vliv kvalitní komunikace ve vašich týmech. Jaké jsou klíčové strategie a zásady pro pěstování kultury týmové zpětné vazby? Jakou roli v tom hraje leader?
Před časem jsem dostala příležitost se pro blog Sloneek podělit o svoje zkušenosti s rozvíjením praxe zpětné vazby v sérii článků. Druhá část vyšla pod názvem Úspěch organizace určuje kvalita jejích lídrů a její upravenou verzi si můžete přečíst i tady.
Leader jako „role model“
Vedoucí týmů hrají klíčovou roli při utváření kultury zpětné vazby ve svých týmech. Především tím, že sami nabízejí kvalitní zpětnou vazbu a vyžadují ji pro sebe.
Dávání zpětné vazby se věnoval první článek série. Leader by navíc měl být schopný přizpůsobit svůj feedback konkrétnímu členovi týmu, tedy – v jazyce Radikální otevřenosti – najít ten správný poměr podpory a challenge. Úspěšnost předání se totiž měří na straně příjemce, ne vysílače. Není vůbec chyba si ověřit: „Je pro tebe ok, jak ode mě dostáváš zpětnou vazbu nebo potřebuješ něco jinak? Jde mi o to, aby to pro tebe bylo co nejvíc užitečné.“ Obecně platí, že lepší je začít spíš opatrněji a na tlaku nebo přímočarosti postupně přidávat, když to dává smysl.
Jak si říkat o zpětnou vazbu a pracovat s ní
Ptejte se na zpětnou vazbu. Často. Chytře. Třeba:
„Jakou jednu věc můžu změnit…”
„Co bych měl/a začít dělat nebo přestat dělat, aby se nám líp spolupracovalo?”
„Snažím se přestat lidem skákat do řeči, můžeš mě upozornit, když se mi to stane?”
Ať už se dozvíte cokoli, reagujte tak, aby vám daný člověk chtěl feedback ještě někdy dát. Hlavně se nebraňte, neobhajujte, dejte najevo snahu se nad tím zamyslet.
Nezapomeňte (klidně s odstupem) na follow-up. Co na základě feedbacku uděláte a proč. Neslibujte ale příliš, jasně řekněte, co se stane, nebo nestane. Nemusíte totiž se zpětnou vazbou vždycky souhlasit nebo se jí řídit. To rozhodnutí je na vás. Ale je potřeba v tom být srozumitelní.
Nehrajte tichou poštu. Když za vámi někdo z týmu přijde s feedbackem na kolegu, vaše první reakce by měla být: „A co ode mě potřebuješ, abys mu to řekl/a sám/sama?”
Sdílejte pravidelně s týmem, jakou zpětnou vazbu jste dostali a v čem pro vás byla užitečná. Jinými slovy, PROČ to celé dává smysl.
Postupně pomáhejte vašim lidem rozvíjet kvalitu feedbacku, který vám dávají. Na začátku je ale cokoli lepší než mlčení nebo „nic nemám, všechno super”.
Oceňování je opomíjený a skvělý nástroj
Jeden z poměrně zakořeněných mýtů je, že s oceňováním by se to nemělo přehánět. Že mnohem důležitější je upozorňovat lidi v týmu na věci, které nefungují a mají je zlepšit.
Pokud je ale naším cílem výkonnost a angažovanost, různé výzkumy ukazují, že opak je pravdou. Že k lepšímu výkonu naopak pomáhá, když lidem věnujeme dostatečnou pozornost, mluvíme s nimi často o jejich práci, co se daří, jak můžou uplatnit a dál rozvíjet svoje silné stránky. Tak trochu je přistihnout vždycky, když dělají něco dobře. Proto jsou v hybridním nastavení důležité časté check-in rozhovory s každým členem týmu. Je to ideální prostor probrat právě podobná témata.
Jak se v oceňování zlepšit?
Většinou si všimneme spíš toho, co nefunguje, co je potřeba změnit, kde jsou chyby. Musíme se proto vědomě trénovat v přesměrování pozornosti i na věci, které se daří. Zkuste si třeba každý večer zapsat tři věci, které se vám povedly nebo udělaly radost.
Naši pozornost ještě tak možná upoutá, když někdo udělá skvělou věc poprvé nebo opravdu výjimečně. Co ale schopnosti, které jsou dlouhodobě přínosem pro tým, ale už je u ostatních bereme tak nějak jako standard? Ostatně i sami u sebe máme tendenci zlehčovat to, v čem jsme opravdu dobří, protože pro nás to je prostě „normálka”. Když nás ale za to někdo ocení, může to být skvělý aha moment.
I ocenění by mělo být konkrétní – řekněte, co přesně považujete za faktor úspěchu a co má příjemce zachovat/posílit („Díky dobře zacíleným otázkám se ti podařilo získat od zákazníka užitečné informace.”).
Pozor na „šikulkování” („Skvělá práce”, „Jsi jednička”, „Šikulka”) – je to vlastně jen hodnotící nálepka v pozitivním obalu, nijak nám to nepomůže v rozvoji, brzdí růstový mindset (když jsem ta jednička, nemusím už nic měnit).
Buďte upřímní, musí to vyznít autenticky. Falešná pochvala je v jazyce Radikální otevřenosti **projevem manipulativní neupřímnosti.
Rozvíjení zpětné vazby v týmu
Pokud chce leader v týmu budovat kulturu zpětné vazby, vyžaduje to od něj záměrné a dlouhodobé úsilí. Cílem je, aby se taková praxe stala normou, běžnou součástí každého dne.
Co můžete zkusit:
Týmové retrospektivy - pravidelná setkání s jasně danou strukturou, jejichž cílem je zhodnotit týmovou spolupráci, shodnout se na dalších krocích a přiřadit jim vlastníky.
V agilních týmech jsou retrospektivy běžná věc, není důvod je nevyzkoušet i jinde.
Jeden z jednoduchých a účinných formátů zpětné vazby, které tady můžete využít, je tzv. PLUS-DELTA. Plus = co si přejeme zachovat, co funguje. Tím je potřeba začít, dobře si to uvědomit a fixovat. Delta = co si přejeme změnit, čeho má být víc nebo míň (jak vypadá ideální stav v budoucnu – „definition of done”).
Pozor jen na „plus – mínus” nebo „dobře – špatně”, to příliš zavání nálepkováním a snižuje rozvojový potenciál. Na slovech prostě záleží.
Horká židle, tedy zpětná vazba všech všem.
Jedná se o týmové setkání, kde se v pomyslném horkém křesle vystřídají postupně všichni.
První člověk začíná sebereflexí ve zvolené struktuře (klidně zas plus-delta), potom se vystřídají všichni ostatní a dají mu zpětnou vazbu za sebe. Může znít třeba „Líbí se mi, že…” a „Přál/a bych si, aby…”. Kolečko končí krátkou reflexí toho, kdo feedback dostával – co slyšel a co si z toho odnáší.
Postupně se stejným způsobem vystřídají všichni ostatní.
Na konci je možné si ještě jako celý tým shrnout, jaké to pro ně bylo, s čím odchází, co bylo užitečné apod.
Pro leadery je zásadní týmu dobře vysvětlit, co se bude dít, proč (předejdou možným obavám) a dát dost času na přípravu (zvýší se kvalita zpětné vazby).
Týmová dohoda o zpětné vazbě
Můžete si vytvořit vlastní sadu rituálů nebo návodů, které budou vyhovovat právě vašemu týmu a jeho členům.
Kdo ocení feedback písemně, komu je lepší zavolat, s kým se potkat osobně?
Kdo nesnáší, když se chodí kolem horké kaše, a kdo naopak potřebuje citlivější zacházení?
Při jakých příležitostech je ideální si sdílet zpětnou vazbu jako tým? Dáte tomu prostor na běžných operativních schůzkách? Vyhradíte si speciální čas v podobně pravidelné retrospektivy? Budete dělat „post mortem” u každého projektu?
Inspirací, jak identifikovat individuální preference členů týmu a společný základ pro spolupráci může být taky canvas „Washing Instructions”.
Všechny uvedené techniky se dají zvládnout i v hybridním režimu práce. Dnešní technologie nabízí spoustu nástrojů jako sdílené online tabule, možnosti rozdělit se na práci do menších skupin, apod.
Když to celé shrneme:
Co dělat:
Jděte příkladem v tom, jak zpětnou vazbu dáváte a jak pracujete s tou, kterou dostanete.
Podporujte přímou komunikaci mezi členy týmu, vstupujte do ní, jen pokud to je opravdu nezbytné.
Zkuste zavést rituály pro týmovou zpětnou vazbu.
Čemu se vyhnout:
Nepodceňujte důležitost bezpečného a respektujícího týmového prostředí.
Neomezujte zpětnou vazbu pouze na formální příležitosti; začleňte ji do každodenních interakcí.
Neřešte tolik, co nefunguje. Zjistěte, co funguje, a dělejte toho víc.
Podpora kultury zpětné vazby v týmech vyžaduje promyšlený a záměrný přístup. Vytvářením psychologického bezpečí, nastavením rituálů zpětné vazby, hledáním rovnováhy mezi oceněním a kritikou a praktikováním zásad radikální otevřenosti můžete jako leader vytvořit prostředí, ve kterém se členům týmu daří, spolupracují a neustále se zlepšují.